Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną w formacie ustrukturyzowanym.
Na zasadzie dobrowolności z systemu można korzystać od 1 stycznia 2022 r.
Podczas konferencji w Ministerstwie Finansów 21 marca 2024 r., minister Andrzej Domański zobowiązał się do szybkiego ogłoszenia nowej daty wprowadzenia obowiązkowego KSeF, podkreślając nieodwracalność decyzji o jego implementacji. Zapowiedziano także wprowadzenie zmian w systemie po konsultacjach z przedsiębiorcami, mających na celu jego usprawnienie, przy jednoczesnym zachowaniu jego podstawowej struktury. Podkreślono również szybki proces legislacyjny dotyczący tych zmian.
Pierwotnie planowano wejście obowiązkowego KSeF w 2024, teraz przewiduje się, że nowe przepisy wejdą w życie w 2025 roku. Ta decyzja daje przedsiębiorcom więcej czasu na adaptację do nowego systemu, co jest ważne w obliczu technologicznych i operacyjnych wyzwań związanych z wdrożeniem e-fakturowania.
Co KSeF oznacza dla przedsiębiorców?
Dla przedsiębiorcy wprowadzenie obowiązkowego raportowania do KSeF wiąże się z koniecznością zmian dotychczasowych procedur sprzedaży. Przede wszystkim będzie wymagało umiejętności wystawienia faktury w systemie komputerowym.
Wraz z KSeF-em znikną faktury wystawiane ręcznie. Jako że faktura musi mieć format ustrukturyzowany, trzeba będzie ją wystawić albo w systemie ministerialnym, albo w narzędziu komercyjnym przystosowanym do wygenerowanie takiego dokumentu.
Ponadto, aby założyć konto w Krajowym Systemie e-Faktur przedsiębiorca musi dysponować podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.
Platforma KSeF nie komunikuje nabywcy o wystawionej dla niego fakturze. Aby zatem zapewnić bezpieczeństwo i skuteczną wymianę informacji pomiędzy wystawcą i nabywcą, konieczne będzie przesyłanie kopii wystawionej do nabywcy najlepiej drogą mailową.
Co KSeF oznacza dla biur rachunkowych?
Wydaje się, że wprowadzenie jednego formatu faktur znaczne ułatwi pracę biurom rachunkowym. W tym momencie bowiem bez względu w jakim systemie faktura została wystawiona, jest ona dostępna do pobrania w takim samym formacie. Biuro nie musi już zatem wpisywać dokumentów ręcznie do księgowości lecz może importować je w formie elektronicznej.
KSeF stanowi jednak wyzwanie dla biur rachunkowych w innych aspektach:
- Krajowy System e-Faktur nie przechowuje uwag do dokumentów
- KSeF nie umożliwia podłączania załączników do faktur
- KSeF nie informuje nabywcy o wystawionym dla niego dokumencie
- KSeF nie zapewnia jakiejkolwiek wymiany informacji między biurem rachunkowym a klientem w celu zweryfikowania poprawności faktury kosztowej
Aplikacja Ramzes
Program jest przystosowany do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur lecz funkcja nie jest jeszcze udostępniona użytkownikom.
Wysyłka faktur ustrukturyzowanych z programów sprzedażowych dostępna będzie w ramach e-Modyfikacji; import faktur z KSeF do systemów księgowych - w ramach dodatkowej integracji.
SaldeoSMART
SaldeoSMART obsługuje zarówno wysyłkę, jaki i pobieranie faktur z KSeF.
System został poszerzony o funkcję Miniobiegu w celu wygodnej weryfikacji zasadności faktur na linii biuro rachunkowe – klient. Miniobieg i współpraca z KSeF dostępna bez dodatkowych opłat.
enova365
system enova365 w pełni obsługuje wymianę informacji z KSeF. Aplikacja umożliwia wysyłkę faktur ustrukturyzowanych sprzedażowych oraz pobieranie faktur kosztowych.
Funkcjonalność udostępniona jest bez dodatkowych opłat.
Kogo dotyczy KSeF?
Obowiązkowy KSef obejmie wszystkich przedsiębiorców posiadających siedzibę na terenie Polski. Firmy te będą zobowiązane do przesyłania do KSeF bądź wystawiania w tym systemie faktur generowanych dla innego podmiotu (faktury wystawiona dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej nie muszą być rejestrowane w KSeF).
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
W związku z planowanym wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w formie obowiązkowej od 1 lipca 2024 roku, Ministerstwo Finansów ogłosiło, że termin ten zostanie przesunięty na późniejszy okres. Oficjalne komunikaty na ten temat zostały opublikowane na stronach rządowych, w tym jeden z dnia 19 stycznia 2024 roku, wskazujący, że KSeF nie zostanie wprowadzony w życie jako obowiązkowy w roku 2024.
Decyzja o przesunięciu terminu wdrożenia została podjęta po konsultacjach z przedsiębiorcami oraz przeprowadzeniu zewnętrznego audytu informatycznego systemu. Konsultacje te miały miejsce 2 lutego 2024 roku, podczas których przedstawiciele organizacji biznesowych mieli możliwość wyrażenia swoich opinii na temat wdrożenia systemu. Ministerstwo Finansów podkreśla, że priorytetem jest stabilność i przewidywalność prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, a pewność skutecznego przesyłania faktur do systemu jest kluczowa dla przedsiębiorców.
W związku z tym, Ministerstwo Finansów zapowiedziało wprowadzenie niezbędnych zmian legislacyjnych oraz aktów wykonawczych, aby przedsiębiorcy mieli wystarczająco czasu na zapoznanie się ze zmianami i ich wdrożenie. Nowa data obowiązywania KSeF ma zostać ogłoszona na przełomie kwietnia i maja 2024 roku. Ministerstwo zobowiązało się do publikowania szczegółowych informacji dotyczących dalszych prac nad systemem na swojej stronie internetowej, aby wszystkie zainteresowane strony mogły na bieżąco śledzić postępy w tym zakresie.
Jakie faktury trzeba będzie wysyłać do KSeF?
Większość faktur trzeba będzie wystawić w KSeF lub do niego wysłać, jeżeli korzystamy z programu komercyjnego. Wyjątkiem są: faktury wystawione dla osoby fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej, faktury wystawiane w ramach procedur szczególnych OSS i IOSS, faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
Czy do wysyłki i odbierania faktur potrzebny jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny konieczny jest do zweryfikowania konta firmy w Krajowym Systemie e-Faktur. Później elementem weryfikującym jest token wygenerowany na koncie firmy w KSeF.
Czy biuro rachunkowe może pobierać faktury kosztowe za klienta?
Biuro rachunkowe może zostać uprawnione przez swojego klienta do wysyłania i pobierania faktur w jego imieniu. Służy temu specjalnie generowany token.
Jak odbiorca faktury dowie się o wystawieniu dla niego dokumentów w systemie?
Platforma KSeF nie informuje nabywcy o wystawieniu dla niego faktury. Zgodnie z zapowiedzią publikowaną przez Ministerstwo tego typu komunikaty nie są planowane.
Czy w KSeF można wystawić fakturę?
Krajowy System e-Faktur posiada funkcję wystawienia faktury VAT, bez prowadzenia gospodarki magazynowej. System ma ograniczoną funkcjonalność w zakresie historyczności i automatyzacji.
Przypuszczalnie większość przedsiębiorców będzie wysyłać do KSeF faktury wystawione komercyjnych systemach sprzedażowych.