Aplikacja Ramzes
Program jest częściowo przystosowany do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur. Funkcja wysyłki faktury sprzedażowych jest gotowa i udostępniana w ramach e-Modyfikacji.
Import faktur z KSeF do systemów księgowych będzie się odbywał w ramach dodatkowej integracji.
SaldeoSMART
SaldeoSMART obsługuje bezpłatnie zarówno wysyłkę, jaki i pobieranie faktur z KSeF.
System został poszerzony o funkcję Miniobiegu w celu wygodnej weryfikacji zasadności faktur na linii biuro rachunkowe – klient. Miniobieg i współpraca z KSeF dostępna bez dodatkowych opłat.
enova365
system enova365 w pełni obsługuje wymianę informacji z KSeF. Aplikacja umożliwia wysyłkę faktur ustrukturyzowanych sprzedażowych oraz pobieranie faktur kosztowych (do modułu księgowego i magazynowego).
Funkcjonalność udostępniona jest bez dodatkowych opłat.
Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną w formacie ustrukturyzowanym.
Na zasadzie dobrowolności z systemu można korzystać od 1 stycznia 2022 r.
Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) zostanie wprowadzony etapowo. Od 1 lutego 2026 roku obejmie przedsiębiorców, których sprzedaż (z VAT) przekroczyła 200 milionów złotych w 2025 roku. Pozostali przedsiębiorcy zostaną objęci obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 roku.
Choć obowiązek korzystania z KSeF został przesunięty, warto już teraz rozpocząć przygotowania. W praktyce oznacza to konieczność dostosowania systemów księgowych, przeszkolenia pracowników i wdrożenia odpowiednich procedur związanych z fakturowaniem elektronicznym. Obecnie trwają prace nad kolejnymi przepisami w ramach drugiego etapu legislacyjnego, a także planowane jest wznowienie prac nad aktami wykonawczymi, które doprecyzują techniczne i operacyjne wymagania dla użytkowników systemu.
Jako firma IT wspierająca przedsiębiorców w obszarze finansów i księgowości, pomagamy ocenić gotowość na KSeF, doradzamy w zakresie niezbędnych zmian i wspieramy w procesie integracji z systemem. Jeśli potrzebujesz takiego wsparcia, jesteśmy do dyspozycji.
Co KSeF oznacza dla przedsiębiorców?
Dla przedsiębiorcy wprowadzenie obowiązkowego raportowania do KSeF wiąże się z koniecznością zmian dotychczasowych procedur sprzedaży. Przede wszystkim będzie wymagało umiejętności wystawienia faktury w systemie komputerowym.
Wraz z KSeF-em znikną faktury wystawiane ręcznie. Jako że faktura musi mieć format ustrukturyzowany, trzeba będzie ją wystawić albo w systemie ministerialnym, albo w narzędziu komercyjnym przystosowanym do wygenerowanie takiego dokumentu.
Ponadto, aby założyć konto w Krajowym Systemie e-Faktur przedsiębiorca musi dysponować podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.
Platforma KSeF nie komunikuje nabywcy o wystawionej dla niego fakturze. Aby zatem zapewnić bezpieczeństwo i skuteczną wymianę informacji pomiędzy wystawcą i nabywcą, konieczne będzie przesyłanie kopii wystawionej do nabywcy najlepiej drogą mailową.
Co KSeF oznacza dla biur rachunkowych?
Wydaje się, że wprowadzenie jednego formatu faktur znaczne ułatwi pracę biurom rachunkowym. W tym momencie bowiem bez względu w jakim systemie faktura została wystawiona, jest ona dostępna do pobrania w takim samym formacie. Biuro nie musi już zatem wpisywać dokumentów ręcznie do księgowości lecz może importować je w formie elektronicznej.
KSeF stanowi jednak wyzwanie dla biur rachunkowych w innych aspektach:
- Krajowy System e-Faktur nie przechowuje uwag do dokumentów
- KSeF nie umożliwia podłączania załączników do faktur
- KSeF nie informuje nabywcy o wystawionym dla niego dokumencie
- KSeF nie zapewnia jakiejkolwiek wymiany informacji między biurem rachunkowym a klientem w celu zweryfikowania poprawności faktury kosztowej
Dowiedz się więcej
Zobacz fragment webinaru z ekspertem i doradcą podatkowym Patrycją Kubiesą
Kogo dotyczy KSeF?
Obowiązkowy KSef obejmie wszystkich przedsiębiorców posiadających siedzibę na terenie Polski. Firmy te będą zobowiązane do przesyłania do KSeF bądź wystawiania w tym systemie faktur generowanych dla innego podmiotu (faktury wystawiona dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej nie muszą być rejestrowane w KSeF).
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zostanie wprowadzony etapowo. Od 1 lutego 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla firm, które w 2025 roku osiągną wartość sprzedaży (łącznie z VAT) przekraczającą 200 milionów złotych. Natomiast od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek ten obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców, niezależnie od skali działalności.
Jakie faktury trzeba będzie wysyłać do KSeF?
Większość faktur trzeba będzie wystawić w KSeF lub do niego wysłać, jeżeli korzystamy z programu komercyjnego. Wyjątkiem są: faktury wystawione dla osoby fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej, faktury wystawiane w ramach procedur szczególnych OSS i IOSS, faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
Czy do wysyłki i odbierania faktur potrzebny jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny konieczny jest do zweryfikowania konta firmy w Krajowym Systemie e-Faktur. Później elementem weryfikującym jest token wygenerowany na koncie firmy w KSeF.
Czy biuro rachunkowe może pobierać faktury kosztowe za klienta?
Biuro rachunkowe może zostać uprawnione przez swojego klienta do wysyłania i pobierania faktur w jego imieniu. Służy temu specjalnie generowany token.
Jak odbiorca faktury dowie się o wystawieniu dla niego dokumentów w systemie?
Platforma KSeF nie informuje nabywcy o wystawieniu dla niego faktury. Zgodnie z zapowiedzią publikowaną przez Ministerstwo tego typu komunikaty nie są planowane.
Czy w KSeF można wystawić fakturę?
Krajowy System e-Faktur posiada funkcję wystawienia faktury VAT, bez prowadzenia gospodarki magazynowej. System ma ograniczoną funkcjonalność w zakresie historyczności i automatyzacji.
Przypuszczalnie większość przedsiębiorców będzie wysyłać do KSeF faktury wystawione komercyjnych systemach sprzedażowych.