Jednym z kluczowych aspektów prowadzenia firmy jest organizacja pracy działów kadr i księgowości. Z punktu widzenia przedsiębiorcy nie są to zasoby, które przynoszą bezpośredni zysk. Pamiętajmy jednak, że właściwe prowadzenie księgowości, odpowiednie rozliczenie wynagrodzeń pracowników i prowadzenie ich dokumentacji zgodnie z przepisami, pozwala uniknąć wielu problemów i konsekwencji finansowych. Jak również nieporozumień na linii pracodawca-pracownik.

Świadomość wagi programów kadrowo-płacowych dla funkcjonowania firmy jest w ostatnich latach coraz większa. Przyczyniają się do tego nie tylko liczne zmiany w prawie, ale również chęć automatyzacji i uproszczenia procesów w firmie. Wydawać by się mogło, że przy takim bogactwie ofertowym, który zapewnia nasz rynek, nie powinno być problemu z podjęciem decyzji. W praktyce okazuje się jednak, że nie zawsze wybrany system spełnia nasze oczekiwania. Na co zatem zwrócić uwagę planując zakup nowego lub wymianę dotychczas używanego programu do płac?

Programy kadrowo-płacowe. Zobacz, jakie możliwości oferuje rynek

Przeglądając oferty dostawców oprogramowania płacowo-kadrowego znajdziemy trzy grupy systemów:

1. Systemy pudełkowe. Charakteryzują się ograniczoną funkcjonalnością, prostym interfejsem (czyli układem danych w widocznym oknie) i z reguły bardzo atrakcyjną ceną. Rozwiązania takie są dedykowane z reguły do małych firm, które nie prowadzą bardzo skomplikowanych rozliczeń.
   Takie systemy praktycznie nie wymagają działań wdrożeniowych. Z ich instalacją i konfiguracją poradzi sobie każdy użytkownik komputera.
2. Systemy wdrożeniowe. Wyróżniają się bardzo dużą funkcjonalnością, pewne elementy są bardzo elastyczne i stosunkowo proste w dostosowaniu do wymagań użytkowników. Oferują również współpracę z innymi systemami czy aplikacjami. Ich cena z reguły jest adekwatna do możliwości systemu.
   Zaimplementowanie takiego systemu w firmie może wymagać skorzystania z usług firmy wdrożeniowej; nie jest to jednak warunek konieczny.
3. Systemy dostosowane do indywidualnych wymagań. Tego typu systemy często określa się mianem technologii. Ich możliwości są praktycznie nieograniczone, a system jest dostosowywany do oczekiwań użytkownika w trakcie procesu wdrożenia. Wpływa to oczywiście na cenę uruchomienia takiego programu i jest ona często kilkunastokrotnie wyższa niż ceny pozostałych systemów. Rozwiązania te raczej są dedykowane do bardzo dużych firm, które prowadzą nietypowe rozliczenia. Wymagają dużego wsparcia w automatyzacji procesów i mają za zadanie ograniczyć pracę użytkowników do minimum.

Rozwój firmy a programy kadrowo-płacowe

Planując wybór rozwiązania trzeba zatem wziąć pod uwagę obecne i przewidywane w przyszłości potrzeby firmy w zakresie obsługi kadrowej. Warto pamiętać, że prostsze systemy będą dobrą opcją dla firm, w których nie ma dużej rotacji pracowników, zatrudnionych jest do kilkudziesięciu osób, a na rozliczeniach raczej nie pojawiają się nietuzinkowe elementy. Większe systemy będą najczęściej oferować rozbudowane zaplecze kadrowe, dzięki któremu w prosty sposób można wygenerować niezbędne dokumenty pracownicze. Często udostępniają ponadto portale dla pracowników, które wyręczają kadrową w dostarczaniu pracownikowi informacji i dokumentów np. pasków wypłat, grafiku, dokumentów PIT etc. Dlatego na tym etapie warto wziąć pod uwagę plany rozwoju. Jeśli firma planuje się znacząco rozrosnąć i zatrudnić wielu pracowników, może się okazać, że jeśli teraz wybierzemy prostszy system, za kilka lat będziemy musieli go zmienić.

Wymiana oprogramowania kadrowo-płacowego

Jeżeli jesteśmy właśnie na tym etapie – wymiany dotychczas używanego systemu na nowy – musimy dokładnie przyjrzeć się obecnie wykorzystywanej aplikacji. Niech posłuży nam za pewnego rodzaju wyznacznik, czego chcemy uniknąć, a jakie funkcjonalności chcielibyśmy zachować. Najlepiej skoncentrować się na procesach, które zabierają użytkownikom najwięcej czasu oraz tych, które generują najwięcej błędów. Dobrze dopasowany system ma za zadanie wspierać użytkowników (np. w kwestii dynamicznie zmieniającego się prawa), odciążać ich w pracy, a także dostarczać tak kompleksowych rozwiązań, aby korzystanie z dodatkowych programów było zbędne.

Wymiana oprogramowania stawia przed nami duże wyzwanie jakim jest przeniesienie danych. Import danych kadrowych i płacowych jest nie tylko skomplikowany, ale też zwykle bardzo kosztowny. Jest to niewątpliwie proces trudny, ale dobrze poprowadzony zakończy się sukcesem. Warunkiem powodzenia jest jednak ścisła współpraca pomiędzy nabywcą systemu a firmą wdrożeniową. Na szybkość i koszy wykonania usługi wpływa przede wszystkim jakość i struktura dostarczonych danych. Często różnica w budowie systemów (starego i nabywanego) wymaga dodatkowej pracy i weryfikacji zarówno ze strony nabywcy, jak i firmy wdrożeniowej.

Oczywiście w przypadku mniejszych firm można ten etap pominąć. Wówczas klient wprowadza takie dane manualnie i bierze pełną odpowiedzialność za ewentualne błędy. W przypadku większych firm, „ręczne” wprowadzanie danych nie jest zalecane z racji czasochłonności tego procesu. Zdarza się mimo to, że firmy posiadające zaplecze osobowe, decydują się na wpisanie danych obejmujących kilkaset osób. Nowoczesne programy kadrowo-płacowe można w pełni dopasować do modelu potrzeb firmy.

Programy kadrowo-płacowe. Model zakupu

Decyzja o wyborze konkretnego produktu to jedno. Drugą ważną kwestą jest wybór modelu, w którym z tego systemu będziemy korzystać. Obecnie mamy w tej materii spory wybór.

Możemy skorzystać z opcji:

1. Zakupu licencji – on-premise. W tym modelu nabywamy licencję na własność, z możliwością odnowienia jej co roku  i przedłużenia prawa do nowych wersji systemu.
2. Opcja wymagająca większej inwestycji na start. Wynajmu licencji – abonament. Istnieją rozwiązania umożliwiające opłatę za dostęp do systemu w trybie miesięcznym, także przy założeniu, ze system jest zainstalowany w infrastrukturze klienta. Niektóre systemy są oferowane w kilku wersjach (od podstawowych do bardzo zaawansowanych). Dzięki wynajmu licencji jest możliwość przetestowania każdej z tych wersji i wybrania najlepszego dla danej firmy.
3. Wynajmu licencji „w chmurze” – abonament. To opcja ciesząca się obecnie największą popularnością. Zakłada abonament miesięczny. Co ważne, pozwala uniknąć wysokich opłat za licencję, ale także nabycie i utrzymanie odpowiedniego zaplecza sprzętowego – co w przypadku rozbudowanych systemów, posiadających duże wymagania techniczne, jest kosztowne.

Wdrożenie programu kadrowo-płacowego

W trakcie negocjacji z dostawcą oprogramowania najczęściej poza wyceną licencji otrzymujemy również wycenę wdrożenia systemu, przeniesienia danych, szkolenia z obsługi programu i koszt wsparcia powdrożeniowego. Każdy z tych elementów jest istotny nie tylko ze względu na aspekt finansowy, ale również na jak najszybsze wprowadzenie systemu w życie firmy. Warto poznać zasady stosowane przez firmę wdrożeniową, którą wybierzemy do obsługi, tak, aby nic nas w procesie wdrożenia nie zaskoczyło.

Wdrożeniem z reguły określa się przystosowanie bazy pod indywidualne wymogi klienta. W przypadku systemu płacowo-kadrowego są to m.in.:

• instalacja programu,
• nadanie odpowiednich praw do systemu,
• utworzenie kont operatorów,
• utworzenie składników, które mają być rozliczane na listach płac,
• dostosowanie raportów i dokumentów do potrzeb firmy.