Witaj. Skoro tu trafiłeś, to najpewniej rozważasz zakup SaldeoSMART. To dobra decyzja. Dołączysz tym samym do ponad 150 000 firm, które już korzystają z tego rewelacyjnego systemu.
Chociaż koszty wdrożenia i rozpoczęcia pracy na SaldeoSMART są niewielkie, warto dobrze przygotować się do tego procesu, aby oszczędzić sobie niepotrzebnych niespodzianek.
Poniżej kilka rad i wskazówek wynikających z naszych doświadczeń wdrożeniowych.
W pierwszej kolejności musisz wybrać – odpowiednią - firmę wdrożeniową , która uruchomi u Ciebie SaldeoSMART i zostanie Twoim opiekunem. Wybór jest duży, a my najchętniej widzielibyśmy Cię wśród naszych klientów (jako AuraTech od 6 lat z sukcesem wdrażamy SaldeoSMART). Jeżeli jednak zdecydujesz się podjąć współpracę kimś innym, pamiętaj o kilku ważnych kwestiach.
Sprawdź, czy firma specjalizuje się we wdrażaniu SaldeoSMART
Producent SaldoSMART co roku proponuje swoim partnerom uzyskanie/odnowienie certyfikatów poprzez przebycie szkolenia i zdanie specjalnego egzaminu. Posiadanie certyfikatu poświadcza profesjonalizm partnera i dowodzi rzetelnego podejścia do świadczonych usług. Da Ci zatem pewność, że obsługująca Cię firma zna oferowany produkt i będzie potrafiła należycie go skonfigurować.
Upewnij się, czy firma zna integrację SaldeoSMART z używanym przez Ciebie systemem finansowo-księgowym
SaldeoSMART umożliwia import danych do wielu systemów finansowo-księgowych. Tak jak systemy różnią się między sobą, tak różnie wygląda ich integracja z SaldeoSMART. Ważne jest, aby Twój partner znał szczegóły integracji i potrafił ją odpowiednio przeprowadzić.
Sprawdź, czy wybrana przez Ciebie ma doświadczenie
Doświadczenie w przypadku wdrożeń systemów IT jest nie do przecenienia. Im więcej wdrożeń firma na koncie, tym większą wiedzą dysponuje, wie na co zwracać uwagę podczas szkoleń, aby były efektywne, zna problemy klientów i wie jak ich uniknąć.
Upewnij się, czy firma świadczy wsparcie posprzedażowe
Wdrożenie SaldeoSMART to początek Waszej współpracy. I chociaż dobrze wdrożony system właściwie nie wymaga dodatkowych prac, ważne jest, abyś mógł szybko zgłosić ewentualny problem lub po prostu skorzystać z konsultacji technicznej. Dobrze, jeżeli Twój opiekun śledzi zmiany w systemie i ofercie handlowej SaldeoSMART tak, aby zawsze służyć poradą. Najczęściej wparcie techniczne jest świadczone odpłatnie. Dobrą praktyką jest jednak darmowa asysta powdrożeniowa, która pozwoli komfortowo korzystać z dodatkowego wparcia. Z doświadczenia wiemy, że na początku pracy z systemem taka opieka jest bardzo potrzebna.
SaldeoSMART nie oferuje wersji demo, dlatego to prezentacja ma Ci dać wyczerpującą wiedzę o produkcie. SaldeoSMART oprócz Odczytu dokumentów oferuje wiele dodatkowych modułów jak Panel Klienta, Komunikację z Klientem, Zarządzanie biurem czy Obieg dokumentów. Spotkanie powinno odpowiedzieć na pytanie, które z nich sprawdzą się w Twojej firmie. Da Ci także pewność, czy firma wdrożeniowa, którą wybrałeś potrafi odpowiedzieć na Twoje pytania i dobrze zna SaldeoSMART.
Jeżeli będziesz bazować na dokumentach papierowych, na potrzeby SaldeoSMART będziesz musiał je zeskanować. Aby było to komfortowe i efektywne, konieczne jest korzystanie z urządzeń z podajnikiem, najlepiej szczelinowym. My polecamy model Kodak Alaris, ale możesz wybrać dowolny sprzęt. Ważne, aby oprócz wspomnianego podajnika posiadał możliwość skanowania w kolorze, w rozdzielczości 300 DPI oraz w dupleksie.
Jeżeli jednak otrzymujesz faktury w formie elektronicznej, skorzystasz z innych opcji dodania dokumentu, np. dodawania pliku. Wówczas inwestycja w skaner nie będzie konieczna.
Wiadomo, że przyzwyczajenie jest naszą drugą naturą. Każda zmiana w przedsiębiorstwie spotyka się z oporem osób, których ta zmiana dotyka. Tym bardziej, że sukces wprowadzenia SaldeoSMART wymaga zmian w organizacji pracy. Dobrze jest omówić tę kwestię w gronie pracowników w momencie podjęcia decyzji o zakupie, a nawet włączyć ich w ten proces np. poprzez udział w prezentacji. Wówczas firma wdrożeniowa – na bazie doświadczeń innych firm – pomoże rozwiać ewentualne wątpliwości.
Na czym polega największa zmiana po uruchomieniu SaldeoSMART?
SaldeoSMART ma przejąć wprowadzanie dokumentów, czas, który pracownicy dotychczas poświęcali na tę czynność, mają teraz przeznaczyć na inne zadania. Ważne, aby nie obserwować systemu odczytującego dane z faktur lecz dać mu czas, swój przeznaczając na kreatywniejsze działania.
Pamiętaj, że system SaleoSMART na początku musi się „nauczyć” Twoich faktur. Docelowa skuteczność OCR SaldeoSMART wynosi prawie 100%. System potrzebuje jednak Twojej pomocy, aby dojść do takiej skuteczności. Podczas pracy na systemie użytkowników korygując ewentualne błędy i uczy SaldeoSMART poprawnego odczytu.
Ważnym elementem jest także przyzwyczajenie zespołu do nowego sposobu pracy lub nowego podziału obowiązków. Ten aspekt ma również ogromny na powodzenie całego wdrożenia i uzyskania znaczącego przyspieszenia pracy.
Doświadczenie pokazuje, że na pełny „rozruch” systemu i efekty wdrożenia SaldeoSMART potrzeba około 3 miesięcy.
Mamy nadzieję, że nasze doświadczenia były dla Ciebie cenne. Jeżeli chcesz korzystać z nich na bieżąco, dołącz do naszej grupy na Facebooku.