Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną w formacie ustrukturyzowanym.
Na zasadzie dobrowolności z systemu można korzystać od 1 stycznia 2022 r.
Obowiązkowo podatnicy będą musieli wysyłać do KSeF faktury od 1 lipca 2024 r. Wyjątek stanowią tzw. nievatowcy, którzy zostaną objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2025 r.
Co KSeF oznacza dla przedsiębiorców?
Dla przedsiębiorcy wprowadzenie obowiązkowego raportowania do KSeF wiąże się z koniecznością zmian dotychczasowych procedur sprzedaży. Przede wszystkim będzie wymagało umiejętności wystawienia faktury w systemie komputerowym.
Wraz z KSeF-em znikną faktury wystawiane ręcznie. Jako że faktura musi mieć format ustrukturyzowany, trzeba będzie ją wystawić albo w systemie ministerialnym, albo w narzędziu komercyjnym przystosowanym do wygenerowanie takiego dokumentu.
Ponadto, aby założyć konto w Krajowym Systemie e-Faktur przedsiębiorca musi dysponować podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.
Platforma KSeF nie komunikuje nabywcy o wystawionej dla niego fakturze. Aby zatem zapewnić bezpieczeństwo i skuteczną wymianę informacji pomiędzy wystawcą i nabywcą, konieczne będzie przesyłanie kopii wystawionej do nabywcy najlepiej drogą mailową.
Co KSeF oznacza dla biur rachunkowych?
Wydaje się, że wprowadzenie jednego formatu faktur znaczne ułatwi pracę biurom rachunkowym. W tym momencie bowiem bez względu w jakim systemie faktura została wystawiona, jest ona dostępna do pobrania w takim samym formacie. Biuro nie musi już zatem wpisywać dokumentów ręcznie do księgowości lecz może importować je w formie elektronicznej.
KSeF stanowi jednak wyzwanie dla biur rachunkowych w innych aspektach:
- Krajowy System e-Faktur nie przechowuje uwag do dokumentów
- KSeF nie umożliwia podłączania załączników do faktur
- KSeF nie informuje nabywcy o wystawionym dla niego dokumencie
- KSeF nie zapewnia jakiejkolwiek wymiany informacji między biurem rachunkowym a klientem w celu zweryfikowania poprawności faktury kosztowej
Aplikacja Ramzes
Program jest przystosowany do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur lecz funkcja nie jest jeszcze udostępniona użytkownikom.
Wysyłka faktur ustrukturyzowanych z programów sprzedażowych dostępna będzie w ramach e-Modyfikacji; import faktur z KSeF do systemów księgowych - w ramach dodatkowej integracji.
SaldeoSMART
SaldeoSMART obsługuje zarówno wysyłkę, jaki i pobieranie faktur z KSeF.
System został poszerzony o funkcję Miniobiegu w celu wygodnej weryfikacji zasadności faktur na linii biuro rachunkowe – klient. Miniobieg i współpraca z KSeF dostępna bez dodatkowych opłat.
enova365
system enova365 w pełni obsługuje wymianę informacji z KSeF. Aplikacja umożliwia wysyłkę faktur ustrukturyzowanych sprzedażowych oraz pobieranie faktur kosztowych.
Funkcjonalność udostępniona jest bez dodatkowych opłat.
DARMOWY WEBINAR O KSeF
Zapisz się na spotkanie z ekspertem. Poznaj przepisy o KSeF i zobacz, jak je wprowadzić w życie
Kogo dotyczy KSeF?
Obowiązkowy KSef obejmie wszystkich przedsiębiorców posiadających siedzibę na terenie Polski. Firmy te będą zobowiązane do przesyłania do KSeF bądź wystawiania w tym systemie faktur generowanych dla innego podmiotu (faktury wystawiona dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej nie muszą być rejestrowane w KSeF).
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie w życie od 1 lipca 2024 r. wobec firm odliczających VAT. Natomiast odroczenie tego terminu do 1 stycznia 2025 r. dotyczy podatników: zwolnionych z VAT, korzystających z kas rejestrujących do wystawiania faktur oraz wystawiających faktury uproszczone.
Jakie faktury trzeba będzie wysyłać do KSeF?
Większość faktur trzeba będzie wystawić w KSeF lub do niego wysłać, jeżeli korzystamy z programu komercyjnego. Wyjątkiem są: faktury wystawione dla osoby fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej, faktury wystawiane w ramach procedur szczególnych OSS i IOSS, faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
Czy do wysyłki i odbierania faktur potrzebny jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny konieczny jest do zweryfikowania konta firmy w Krajowym Systemie e-Faktur. Później elementem weryfikującym jest token wygenerowany na koncie firmy w KSeF.
Czy biuro rachunkowe może pobierać faktury kosztowe za klienta?
Biuro rachunkowe może zostać uprawnione przez swojego klienta do wysyłania i pobierania faktur w jego imieniu. Służy temu specjalnie generowany token.
Jak odbiorca faktury dowie się o wystawieniu dla niego dokumentów w systemie?
Platforma KSeF nie informuje nabywcy o wystawieniu dla niego faktury. Zgodnie z zapowiedzią publikowaną przez Ministerstwo tego typu komunikaty nie są planowane.
Czy w KSeF można wystawić fakturę?
Krajowy System e-Faktur posiada funkcję wystawienia faktury VAT, bez prowadzenia gospodarki magazynowej. System ma ograniczoną funkcjonalność w zakresie historyczności i automatyzacji.
Przypuszczalnie większość przedsiębiorców będzie wysyłać do KSeF faktury wystawione komercyjnych systemach sprzedażowych.