Charakterystyka firmy: Firma informatyczna oferująca nowoczesną aplikację umożliwiającą zwiększenie efektywności pracy rolników.
Klient nie posiadał obiegu dokumentów, a akceptującym dokumenty jest osoba z siedziby w Szwajcarii. Potrzeby wdrożenia koncentrowały się procedowaniu zamówień oraz faktur w dwóch spółkach: polskiej i szwajcarskiej. Kontrola dokumentów oraz płatności przez siedzibę w Szwajcarii, na bieżąco.
Przebieg wdrożenia: Wdrożenie obejmowało 1 oddział oraz siedzibę firmy; łącznie 12 użytkowników. Co ważne, niektórzy uczestnicy pełnią więcej niż jedną rolę w obiegu. Dla klienta ważne było ukrywanie widoczności dokumentów między osobami z innych działów, szczególnie procedowanie dokumentów typu B2B i HR.
Klient życzył sobie interfejsu w języku angielski. Każdy etap, klawisz, czy typ dokumentu musiał zostać przetłumaczone na przedmiotowy język.
Pierwszym dokumentem procedowanym w ramach obiegu jest zamówienie. Wdrożenie zakładało różne ścieżki tego dokumentu - skróconą oraz wydłużoną, w zależności od decyzji CFO. Przewidziano etapy specjalne - dla zamówień, których realizacja trwa długo i do których wystawiane faktury częściowe oraz etap łączenia zamówień z fakturami.
Ścieżka obiegu faktur jest analogiczna do obiegu zamówień, przy czym pomijała dwa etapy.
Do wszystkich dokumentów wgląd posiada CFO i CEO.
Efekt wdrożenia: Obieg porządkuje i usprawnia proces przepływu dokumentów. Gwarantuje przejrzystość procesów i daje dostęp do archiwum dokumentów. Ponadto obieg pozwala na kontrolę, czy do każdego zamówienia została wystawiona faktura VAT.
Charakterystyka firmy: Firma oferująca rozwiązania obejmujące ujmowanie, uzdatnianie i dostarczanie wody pitnej oraz oczyszczania ścieków komunalnych.
Klient posiadał elektroniczny obieg dokumentów innego producenta, ale bez zagwarantowanego suportu technicznego, co zaniżało komfort pracy.
Dodatkowe potrzeby jakie realizowało wdrożenie to generowanie zamówień, łączenie ich z fakturami i procedowanie dokumentów sprzedaży. Obieg dokumentów obejmuje cztery spółki.
Przebieg wdrożenia:
Wdrożenie obejmowało do 6 działów w każdej spółce spośród 16 użytkowników obiegu; niektórzy z nich pełnią więcej niż jedną rolę w obiegu.
Pierwszym dokumentem procedowanym w ramach obiegu jest zamówienie, które przechodzi standardową ścieżkę: wprowadzenie – akceptacja menadżera – akceptacja zarządu.
Jeżeli chodzi o obieg faktury, w zależności od przyjętych warunków, posiada on kilka wariantów. O ile jest ona zgodna z zamówienie odbywa standardową ścieżkę: wprowadzenie, akceptacja poprzez odpowiedniego menadżera, przekazania do księgowości. Jeżeli istnieją rozbieżności pomiędzy zamówieniem a fakturą proces jest rozszerzony o zarząd, który decyduje o przekazaniu zamówienia do księgowej. Innym wariantem jest poszerzenie obiegu o dodatkową rolę – dyrektora operacyjnego.
W przypadku faktur nieposiadających zamówienia przebywają one ścieżkę dłuższą – przechodząc poprzez zarząd.
Dokumenty cykliczne natomiast przechodzą ścieżkę krótszą, czyli po akceptacji menadżera trafiają do księgowości.
O wyborze odpowiedniej ścieżki decyduje akceptujący fakturę menadżer.
Do wszystkich dokumentów wgląd posiada kontroler finansowy i dyrektor zarządzający.
Charakterystyka firmy: Firma posiada rozproszone oddziały na terenie całej Polski. Księgowość natomiast prowadzona była przez zewnętrzne biuro rachunkowe. Długi czas oczekiwania na dokumenty kosztowe był dotkliwszy tym bardziej, że firma stosowała skrócony okres rozliczeniowy - do 5 dnia następnego miesiąca, gdyż dokumenty księgowe przed wysyłką do US, musiały zyskać potwierdzenie centrali w Danii. Nowy dyrektor operacyjny na Polskę, oczekiwał możliwości bieżącego wglądu w koszty. Wymagany szybki proces akceptacji, przy mobilnym zatwierdzającym. Dla działów w centrali (dz. Marketingu, HR itd.) oraz Area Managerów możliwość wykonywania szybkich zestawień kosztów regionu, czy konkretnego sklepu. Dokumenty były przesyłane zarówno do centrali firmy, jak i bezpośrednio do księgowości pocztą tradycyjną. Częstym problemem był brak opisu kosztowego na dokumentach oraz brak ich akceptacji przez upoważnione osoby.
Przebieg wdrożenia:
Podczas wdrożenia skonfigurowano 29 użytkowników, z czasem liczba użytkowników wzrosła do 68. Liczba działów 8 + zewnętrzna księgowość. W trakcie wdrożenia szczególnego omówienia wymagały ścieżki akceptacji obiegu dokumentów, z uwagi na ich złożoność. Duża ilość użytkowników do przeszkolenia. Integracja z programem księgowym RAKS SQL odbyła się bez żadnych komplikacji. Plan kont funkcjonalno-rodzajowy (4 i 5). Zostały według tego stworzone odpowiednio wymiary, gdzie jest zastosowane księgowanie równoległe.
Efekt wdrożenia: Dokumenty są na bieżąco wprowadzane do systemu, w związku z powyższym od razu są widoczne zarówno dla akceptantów, jak i księgowości. Szybki proces akceptacji (pomimo, że cześć akceptantów jest mobilnych) i możliwość zaimportowania dokumentów do programu księgowego. Możliwość wykonywania zestawień na bieżąco, bez angażowania biura rachunkowego. Możliwość planowania finansów oraz rezerwy budżetowej przez zewnętrzną jednostkę finansową, która nie jest uczestnikiem obieg, ale ma podgląd wszystkich dokumentów.
Zadzwoń: 22 460 5 490
ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW WDRAŻAMY OD PRAWIE 10 LAT
Nasze doświadczenie i wysoka jakość usług jest wysoko oceniana przez użytkowników systemu