Od 1 stycznia 2018 r. obowiązek prowadzenia elektronicznej ewidencji VAT i przesyłania danych poprzez plik JPK_VAT obejmuje wszystkich czynnych podatników VAT.

 

  • Co to jest Jednolity Plik Kontrolny?
  • Kto składa JPK_VAT?
  • Kiedy podatnik nie składa JPK_VAT?
  • W jaki sposób złożyć JPK_VAT?
  • Ułatwienia proceduralne dla jednoosobowych działalności gospodarczych
  • Konsekwencje niezłożenia raportu
  • Wysyłka plików JPK na żądanie
  • Zwiększenie obowiązków biur rachunkowych o przesyłanie w imieniu klienta JPK

 

Co to jest jednolity plik kontrolny

Jednolity Plik Kontrolny jest elektronicznym plikiem o określonych siedmiu strukturach logicznych, za pośrednictwem których w schemacie XML podatnik jest zobowiązany przekazać księgi oraz dowody księgowe, rejestry w ramach e-kontroli do organu podatkowego.

Dokument w postaci JPK przygotowany zgodnie ze schematem określonym przez Ministerstwo Finansów jest stałym elementem elektronicznej księgowości, podlegającym kontroli przez organ podatkowy.

Struktury logiczne to:

  • Struktura 1 – Księgi Rachunkowe [JPK_KR]
  • Struktura 2 – Wyciągi bankowe [JPK_WB]
  • Struktura 3 – Magazyn [JPK_MAG]
  • Struktura 4 – Ewidencja Zakupu i Sprzedaży [JPK_VAT]
  • Struktura 5 – Faktury Vat [JPK_VAT]
  • Struktura 6 – Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów [JPK_PKPIR]
  • Struktura 7 – Ewidencja przychodów [JPK_EWP]

 

Obowiązkowa od 1 stycznia 2018 r. struktura JPK_VAT(3) to zestaw informacji o zakupach i sprzedaży, który wynika z ewidencji VAT za dany miesięczny okres.
Dane do utworzenia JPK_VAT są pobierane bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych przedsiębiorstwa i przesyła się go wyłącznie w wersji elektronicznej – w określonym układzie i formacie (schemat XML) – do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

 

Kto składa JPK_VAT?

Od 1 stycznia 2018 r. obowiązek ten dotyczy wszystkich podatników będących czynnymi podatnikami VAT. Muszą oni złożyć informację o prowadzonej ewidencji w formie pliku JPK_VAT bez wezwania do 25. dnia po zakończeniu danego miesiąca. Raportowanie w trybie miesięcznym dotyczy także podatników, którzy rozliczają się metodą kwartalną. Ewidencje na potrzeby VAT, również te prowadzone dotychczas w wersji papierowej lub plikach typu WORD lub EXCEL, muszą być prowadzone wyłącznie w wersji elektronicznej i przesyłane jako JPK_VAT do Ministerstwa Finansów.

 

Kiedy podatnik nie składa JPK_VAT

Z obowiązku składania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla potrzeb VAT zwolnione są firmy, które:

  • prowadzą sprzedaż wyłącznie towarów i świadczą usługi zwolnione z VAT,
  • korzystają ze zwolnienia podmiotowego (m. in. dla podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym 200 tys. zł),
  • prowadzą organizacje międzynarodowe, które realizują zadania publiczne.

 

W jaki sposób złożyć JPK_VAT

Wysyłka pliku JPK została zaimplementowana w większości komercyjnych systemów księgowych. Dla podatników, którzy nie korzystają  z takich systemów Ministerstwo Finansów przygotowało darmowe rozwiązania umożliwiające generowanie i wysyłkę pliku JPK_VAT. Jednym z nim jest aplikacja e-mikrofirma (przeznaczona dla jednoosobowych działalności gospodarczych), która dodatkowo umożliwia wystawianie faktur krajowych oraz ewidencję faktur zakupu. 

Jeżeli natomiast chcielibyśmy skorzystać z drugiego narzędzia - Klient JPK 2.0, należy:

  • pobrać tabelę w formacie arkusza kalkulacyjnego csv,
  • wpisać dane z rejestru VAT w odpowiednie kolumny i wiersze tabeli (są one niezbędne do wygenerowania JPK_VAT). Opis, jak to zrobić, znajduje się w broszurze informacyjnej oraz w opisie struktury i formatu danych pliku csv.
  • wypełniony plik csv stanowi źródło JPK_VAT i jest gotowy do wysyłki przez aplikację Klient JPK 2.0,
  • tą drogą można także wysłać JPK_VAT utworzony przy pomocy programu księgowego lub jednej z komercyjnych aplikacji on-line, 
  • Następnie należy założyć profil zaufany,
    Do wysyłania plików JPK_VAT potrzebny jest certyfikat kwalifikowany lub profil zaufany. Pozwalają one potwierdzić tożsamość. Profil zaufany – w odróżnieniu od certyfikatu kwalifikowanego – jest bezpłatny.
    Szczegółowe informacje dotyczące założenia profilu zaufanego są dostępne pod adresem https://obywatel.gov.pl/zaloz-profil-zaufany
  • Pobieranie UPO_JPK
    Po wysłaniu JPK można pobrać formularz UPO_JPK (Urzędowe Poświadczenie Odbioru dla plików JPK).
  • Dzięki niemu:
    • potwierdzony zostanie odbiór pliku JPK,
    • sprawdzony status przedłożonego dokumentu,
    • możliwe będzie pobranie UPO dla dokumentu, który otrzymał status „200". 

    Do prawidłowego działania formularza UPO_JPK niezbędne jest zainstalowanie w systemie programu Adobe Reader, który można bezpłatnie pobrać ze strony producenta.

 

Ułatwienia proceduralne dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą

Podatnik będący osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą może (w roku 2018) skorzystać z nieco łatwiejszej drogi wysyłki pliku JPK_VAT. Analogicznie bowiem do zasad dotyczących wysyłki e-deklaracji VAT może wykorzystać dane autoryzacyjne do uwierzytelnienia pliku. Tym samym zwolniony jest z konieczności zakupu podpisu elektronicznego czy zakładania profilu zaufanego. Na dane autoryzacyjne składają się NIP lub PESEL, imię, nazwisko, data urodzenia oraz odpowiednia kwota przychodu osiągniętego w 2016 r. Jest to metoda darmowa; można z niej skorzystać na stronie: https://mikro-jpk.mf.gov.pl/

 

Co grozi przedsiębiorcy za niezłożenie pliku JPK w terminie 

Plik JPK_VAT ma status informacji podatkowej; z tego względu uchybienia w terminowym złożeniu raportu mogą powodować sankcje karno-skarbowe. Okoliczności niedopełnienia obowiązku informacyjnego decydują, czy zostanie on uznany za wykroczenie czy przestępstwo. To z kolei rzutuje na wysokość kary grzywny, która może wahać się od 210 zł (kara nałożona mandatem) do 20 160 000 zł (kara wymierzona wyrokiem sądu).

 

Wysyłka plików JPK na żądanie

Od 1 lipca 2018 r. podatników czeka jeszcze jedna zmiana dotycząca raportowania podatkowego. Mikro-, małe i firmy prowadzące księgowość w formie elektronicznej będą zobowiązane przekazać pozostałe struktury JPK na żądanie organów podatkowych.

  • księgi rachunkowe – JPK_KR
  • wyciąg bankowy – JPK_WB
  • magazyn – JPK_MAG
  • faktury VAT – JPK_FA
  • podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR
  • ewidencja przychodów – JPK_EWP

W razie wezwania do dostarczenia plików podatnik ma 3 dni na ich udostępnienie. Może to zrobić na dowolnym nośniku np. na pendrive, karcie pamięci, płycie CD/DVD. W uzasadnionych przypadkach organ podatkowy może wydłużyć termin wyznaczony na wezwaniu. Należy pamiętać o takiej możliwości, zwłaszcza, że nieudostępnienie danych na wezwanie jest objęte karą porządkową w wysokości do 2800 zł.

 

Zwiększenie zakresu obowiązków wykonywanych przez biura rachunkowe o przesyłanie w imieniu klienta JPK

Pracownicy biur rachunkowych za swoich klientów przesyłają dane w postaci pliku JPK_VAT o schemacie XML.
Powinni także zwrócić uwagę klientów na brak możliwości przesyłania struktur na żądanie organu podatkowego od 1 lipca 2018 r. takich jak JPK_FA. Z uwagi na brak dostępu do systemu sprzedażowego klienta przez biuro rachunkowe. Taka sama sytuacja dotyczy również JPK_MAG z tej samej przyczyny braku dostępu do systemu magazynowego przez biuro rachunkowe. Oczywiście, jeśli klient nie prowadzi magazynu organ podatkowy nie może żądać przesłania pliku JPK _MAG o strukturze XML.
Obecnie na rynku obserwowane jest większe zainteresowanie przez firmy o statusie mikro usługami biur rachunkowych. Ponadto z uwagi na nowe obowiązki cześć biur rachunkowych nieznacznie zwiększa opłaty za swoje usługi. Ze względu na swobodę działalności gospodarczej podejście biur rachunkowych w zakresie podniesienia wartości opłat i tworzenia aneksów do umów z tytułu raportowania JPK jest indywidualna w odniesieniu do każdego klienta.


AUTOR

Barbara Dąbrowska - ekspert prawa podatkowego, dyrektor finansowy

ekonomista, absolwentka studiów MBA, dyrektor ds. finansów i podatków w firmie konsultingowej, trener - wykładowca między innymi w Centrum Szkoleniowym Fundacji Rozwoju Rachunkowości Sp. z o.o., Wiedzy i Praktyce Sp. z o.o. Federacja Stowarzyszeń Naukowo – Technicznych NOT, Altkom Akademii, LTCA Zarzycki Niebudek Adwokaci i Doradcy Podatkowi Sp. k.

 

 

Jakie inne zmiany podatkowe przyniósł rok 2018?